Bagi banyak pemilik usaha, "bayar gaji" berarti satu tindakan sederhana: transfer sejumlah uang ke rekening karyawan setiap tanggal gajian. Padahal di balik satu transfer itu, ada rangkaian perhitungan dan pencatatan akuntansi yang jauh lebih berlapis — potongan pajak, iuran BPJS dari sisi karyawan, kontribusi tambahan dari sisi perusahaan, dan kewajiban menyetorkannya ke pihak lain di tanggal yang berbeda dari hari gajian itu sendiri.
Artikel ini membahas tahap-tahap pembayaran gaji secara akuntansi, bagaimana realitanya sering berbeda di lapangan — terutama di UMKM, dan bagaimana PaKuntan menangani seluruh proses ini secara otomatis di balik layar.
Gaji Kotor vs Gaji Bersih: Kenapa Bedanya Penting
Gaji Kotor (gross pay) adalah total penghasilan karyawan sebelum dikurangi apa pun — gaji pokok ditambah tunjangan dan lembur. Gaji Bersih (net pay/take-home pay) adalah jumlah yang benar-benar ditransfer ke rekening karyawan, setelah dikurangi seluruh potongan wajib.
Selisih antara keduanya bukan "hilang" — melainkan menjadi kewajiban perusahaan untuk disetorkan ke pihak lain (negara untuk PPh 21, BPJS untuk iurannya) di waktu yang biasanya berbeda dari tanggal gajian. Kalau selisih ini tidak dicatat sebagai kewajiban tersendiri, pemilik usaha gampang mengira gaji sudah "selesai" begitu uang ditransfer ke karyawan, padahal separuh prosesnya (setor ke pihak ketiga) belum terjadi.
Tahap 1: Hitung Gaji Kotor
Titik awal semua perhitungan — gaji pokok sesuai kontrak/UMR, ditambah tunjangan tetap (transport, makan, jabatan) dan tidak tetap (lembur, bonus performa) untuk periode itu.
Tahap 2: Hitung Potongan dari Sisi Karyawan
Beberapa potongan wajib dikurangkan langsung dari gaji kotor karyawan, tapi bukan menjadi milik perusahaan — cuma "dititipkan" sebelum disetorkan ke pihak yang berhak:
- PPh 21 — dihitung memakai skema Tarif Efektif Rata-rata (TER) untuk potongan bulanan, disederhanakan dari skema progresif 5%/15%/25%/30%/35% berdasar Penghasilan Kena Pajak setahun. Karyawan dengan penghasilan di bawah PTKP tidak kena potongan ini sama sekali.
- BPJS Ketenagakerjaan (porsi karyawan) — Jaminan Hari Tua 2% dan Jaminan Pensiun 1% dari gaji (yang terakhir dibatasi plafon upah tertentu).
- BPJS Kesehatan (porsi karyawan) — 1% dari gaji, dengan plafon upah yang dipakai sebagai dasar perhitungan.
Tahap 3: Hitung Kontribusi dari Sisi Perusahaan
Berbeda dari Tahap 2, ini BUKAN potongan dari gaji karyawan — ini beban tambahan yang ditanggung penuh oleh perusahaan, di luar gaji kotor yang sudah dihitung:
- BPJS Ketenagakerjaan (porsi perusahaan) — Jaminan Hari Tua 3,7%, Jaminan Pensiun 2%, Jaminan Kecelakaan Kerja 0,24%-1,74% (tergantung tingkat risiko pekerjaan), dan Jaminan Kematian 0,3% — seluruhnya dari gaji, ditanggung penuh perusahaan.
- BPJS Kesehatan (porsi perusahaan) — 4% dari gaji, juga dengan plafon upah yang sama seperti porsi karyawan.
Tahap 4: Catat Jurnal Payroll
Ini titik paling sering terlewat di pencatatan manual: begitu gaji periode itu "ditetapkan" (bukan saat uangnya keluar), seharusnya langsung dicatat sebagai jurnal akrual — mengakui beban dan kewajiban yang timbul, sesuai basis akrual, bukan menunggu sampai uangnya benar-benar ditransfer.
Debit-nya: Beban Gaji sebesar gaji kotor penuh, dan Beban BPJS sebesar kontribusi perusahaan (Tahap 3). Kredit-nya: Utang PPh 21, Utang BPJS Ketenagakerjaan, dan Utang BPJS Kesehatan (masing-masing sebesar potongan karyawan ditambah kontribusi perusahaan yang terkait, karena keduanya disetor bersamaan ke pihak yang sama), serta Utang Gaji sebesar gaji bersih yang masih harus dibayarkan ke karyawan.
Tahap 5 & 6: Dua Pembayaran Terpisah, Bukan Satu
Setelah jurnal payroll tercatat, ada DUA pembayaran terpisah yang menyusul, hampir selalu di tanggal berbeda:
- Tahap 5 — Bayar gaji bersih ke karyawan pada tanggal gajian: debit Utang Gaji, kredit Kas/Bank.
- Tahap 6 — Setor potongan dan kontribusi ke negara/BPJS, biasanya beberapa hari sampai dua minggu setelah tanggal gajian (PPh 21 umumnya jatuh tempo tanggal 10 bulan berikutnya, BPJS punya jadwal setornya sendiri): debit Utang PPh 21/Utang BPJS Ketenagakerjaan/Utang BPJS Kesehatan, kredit Kas/Bank.
Realita di Lapangan
Dalam praktik, terutama di usaha kecil-menengah, proses ini sering dipotong drastis dari yang seharusnya:
- Karyawan tidak didaftarkan BPJS Ketenagakerjaan sama sekali — padahal ini kewajiban, bukan opsional, untuk pemberi kerja termasuk skala UMKM. Alasan paling umum: kurangnya pemahaman soal manfaatnya, dan iuran bulanan dianggap memberatkan arus kas usaha kecil.
- Gaji dibayar tunai tanpa slip atau catatan resmi — potongan PPh 21/BPJS (kalau ada) tidak pernah benar-benar dihitung, apalagi disetorkan, karena tidak ada dokumentasi yang memicu kewajiban itu untuk ditindaklanjuti.
- Kontribusi perusahaan tidak dianggap sebagai beban tersendiri — banyak yang hanya mencatat gaji bersih yang ditransfer sebagai satu-satunya "biaya gaji", padahal kontribusi BPJS perusahaan adalah beban riil yang seharusnya ikut mengurangi laba periode itu.
- Setoran ke negara/BPJS telat atau terlewat — karena tidak ada pengingat kapan jatuh temponya, apalagi kalau prosesnya masih manual/di kepala pemilik usaha, berujung denda keterlambatan yang murni kerugian tambahan.
- Gaji pemilik sendiri tercampur dengan gaji karyawan — pengambilan pribadi pemilik usaha (prive) kadang dicatat sebagai "gaji" di pos yang sama dengan gaji karyawan sungguhan, padahal keduanya perlakuan akuntansinya berbeda total (prive mengurangi ekuitas, gaji karyawan adalah beban).
Cara Kerjanya di PaKuntan
PaKuntan mengikuti persis keenam tahap di atas, tapi tanpa penggunanya perlu menghafal akun mana yang di-debit atau di-kredit:
- Satu form "Pencatatan Gaji" untuk Tahap 1-4 — isi gaji kotor, potongan PPh 21, BPJS Ketenagakerjaan/Kesehatan porsi karyawan, dan kontribusi porsi perusahaan sebagai angka saja. PaKuntan yang menyusun jurnal debit-kredit lengkapnya sesuai kerangka akuntansi standar yang diadaptasi untuk aturan Indonesia (PPh 21 dan BPJS, bukan pajak gaji negara lain).
- Utang Gaji, Utang PPh 21, dan Utang BPJS langsung muncul sebagai kewajiban terpisah begitu form disimpan — bukan tercampur jadi satu angka "beban gaji" besar yang sudah dianggap lunas.
- Pembayaran liabilitas gaji dicatat terpisah lewat jenis transaksi "Pembayaran Liabilitas Gaji" — tinggal pilih liabilitas mana yang mau dilunasi (Utang Gaji ke karyawan, atau Utang PPh 21/BPJS ke pemerintah), pas dengan Tahap 5 dan 6 yang memang seharusnya dua peristiwa terpisah, bisa di tanggal berbeda.
- Role Payroll (salah satu dari 6 peran pengguna PaKuntan) bisa diberikan akses khusus untuk mencatat gaji tanpa menjangkau data keuangan lain yang bukan urusannya — cocok kalau ada staf HR/payroll terpisah dari admin keuangan.