7 langkah

Cara Mencatat Piutang/Utang Usaha yang Sudah Beredar

Untuk piutang pelanggan dan utang pemasok yang sudah ada SEBELUM pindah ke PaKuntan — dicatat lewat Transaksi biasa (bukan Saldo Awal), supaya bisa dilacak per pelanggan/pemasok di Daftar Piutang Usaha dan Daftar Utang Usaha.

Belum pernah pakai PaKuntan sama sekali? Mulai dari Panduan Memulai dulu, lalu kembali ke sini saat sampai bagian mengisi Saldo Awal.

Alur yang Direkomendasikan

Kenapa Bukan Lewat Saldo Awal

Field "Piutang Usaha"/"Utang Usaha" di Saldo Awal hanya mencatat nilai total gabungan — tidak ada rincian per pelanggan/pemasok. Kalau diisi di situ, piutang/utang itu TIDAK akan muncul di Daftar Piutang Usaha atau Daftar Utang Usaha, karena kedua laporan itu melacak per transaksi dan per pelanggan/pemasok, bukan dari angka gabungan.

Isi di Saldo Awal HANYA kalau memang tidak perlu rincian per pelanggan/pemasok — cukup nilai totalnya saja untuk Neraca.
Kalau perlu rincian (supaya bisa lihat siapa berutang berapa, kapan jatuh tempo), ikuti langkah 2–4 di bawah, dan kosongkan field Piutang Usaha/Utang Usaha di Saldo Awal — mengisi keduanya sekaligus akan membuat piutang/utang itu tercatat dobel.

Catatan penjelasan di bawah field Piutang Usaha pada modal Saldo Awal, mengarahkan ke alur pencatatan lewat Transaksi

Catat Lewat Transaksi, Tanggal Sesuai Faktur Aslinya

Buka Transaksi → Tambah Transaksi → pilih jenis penjualan/pembelian yang sesuai (mis. "Penjualan Jasa" atau "Penjualan Barang Dagang") → pada "Cara Pembayaran", pilih "Kredit (Belum Dibayar)". Isi Tanggal dengan TANGGAL FAKTUR ASLINYA — boleh jauh di masa lalu, sebelum Anda mulai pakai PaKuntan.

Tanggal yang benar penting: karena tanggalnya di masa lalu, pendapatan/beban itu tidak ikut membebani Laporan Laba Rugi periode berjalan — tetap tercatat di periode aslinya, sesuai kaidah akuntansi. Kalau asal isi tanggal hari ini, laporan laba-rugi bulan ini jadi salah.

Pilih atau Buat Pelanggan/Pemasoknya

Isi Akun Piutang/Utang dan Jatuh Tempo (opsional) seperti biasa, lalu di bagian "Pelanggan (opsional)"/"Pemasok (opsional)", klik dropdown-nya dan pilih "+ Buat pelanggan baru"/"+ Buat pemasok baru" kalau namanya belum ada di daftar — kotak nama baru akan muncul untuk diisi langsung, tidak perlu ke halaman Pelanggan/Pemasok dulu.

Form Penjualan Jasa dengan Cara Pembayaran Kredit dipilih, tanggal diisi mundur ke masa lalu, dan pelanggan baru sedang dibuat

Simpan — Langsung Muncul di Daftar Piutang/Utang Usaha

Klik Simpan. Transaksi ini langsung muncul di Daftar Piutang Usaha (Menu Tambahan) atau Daftar Utang Usaha, lengkap dengan nama pelanggan/pemasok, nilai awal, sisa tagihan, dan status jatuh tempo/menunggak — persis seperti transaksi kredit yang dicatat hari ini, hanya tanggalnya yang mundur.

Ulangi untuk setiap faktur/tagihan lama yang masih terbuka — setiap satu transaksi mewakili satu faktur.

Daftar Piutang Usaha menampilkan piutang lama yang baru dicatat, lengkap dengan nama pelanggan dan status menunggak

Sisi Utang Usaha Sama Persis, Cuma Terbalik

Untuk utang ke pemasok, alurnya identik: pilih jenis pembelian yang sesuai, "Cara Pembayaran" → "Kredit (Belum Dibayar)", tanggal faktur aslinya, lalu pilih/buat pemasoknya. Hasilnya langsung muncul di Daftar Utang Usaha.

Daftar Utang Usaha menampilkan utang lama ke pemasok yang baru dicatat, lengkap dengan nama pemasok dan status menunggak

Hal Penting Diketahui

Kalau Sudah Sebagian Dibayar Sebelum Pindah ke PaKuntan

Catat dulu transaksi kreditnya secara PENUH (nilai awal faktur, sebelum ada pembayaran), lalu catat pembayaran yang sudah terjadi lewat "Penerimaan Piutang"/"Pembayaran Utang" — pilih transaksi kredit yang baru dibuat, isi nominal yang sudah dibayar, dan boleh juga tanggal mundur sesuai kapan pembayaran itu sebenarnya terjadi.

Dengan begini, sisa tagihan yang tampil di Daftar Piutang/Utang Usaha sudah benar-benar mencerminkan sisa yang belum lunas, bukan nilai faktur penuh.

Piutang/Utang yang Sudah Tidak Tertagih Lagi

Kalau ada piutang lama yang sudah dipastikan tidak akan pernah tertagih (macet total), sebaiknya jangan dicatat sebagai piutang aktif dari awal — atau catat dulu seperti biasa lalu hapuskan lewat "Penghapusan Piutang" di Transaksi, supaya riwayatnya tetap tercatat tapi tidak lagi dianggap piutang yang beredar.

Selesai — piutang/utang lama sudah tercatat

Setiap faktur lama sudah bisa dilacak per pelanggan/pemasok di Daftar Piutang/Utang Usaha, tanpa membebani Laporan Laba Rugi periode berjalan.

Jelajahi Panduan Fitur Lainnya